O cadastro de produtos é a base de todo o sistema de gestão, facilitando desde a entrada de mercadorias até sua venda. Por isso é tão importante ter um cadastro detalhado dos itens que compõem o catálogo da empresa. O cadastro completo agiliza a análise dos produtos por todos os setores da empresa e pode até mesmo evitar custos desnecessários.
O cadastro completo de produtos é base para gerar movimentações de entrada e saída dentro da empresa. Pode-se dizer que o principal requisito para realizar uma venda de forma rápida e prática é ter um cadastro de produto detalhado. Além disso, as informações dos produtos constam em arquivos fiscais como Sintegra, SPED e documentos fiscais como a NF-e.
Os produtos possuem dados que mudam constantemente, como: preço de custo, preço de venda e tributação. Erros no cadastro destes dados geram problemas que afetam a todos os setores da empresa e, consequentemente, custos desnecessários para a mesma. Por isso, tão importante quanto fazer um cadastro completo, é mantê-lo atualizado.
Uma das grandes dificuldades das empresas ainda é ter um cadastro eficaz de seus produtos, muitas vezes por não entender como os dados podem auxiliá-las em suas tarefas cotidianas.
Antes de continuar a leitura pare e pense: Como é feito o cadastro de produto da sua empresa? Você estabelece processos para cadastrar seus produtos?
Iremos abordar aqui alguns pontos chaves do cadastro de produtos que irão lhe ajudar a compreender a importância deste para a gestão empresarial.
Após a leitura deste artigo, você entenderá qual é importância de um cadastro bem feito e atualizado.
Quais dados eu devo preencher ao cadastrar um produto no meu sistema de gestão?
Os dados a serem preenchidos em um cadastro de produto podem variar conforme a necessidade de cada empresa. Listaremos aqui os dados mínimos que um cadastro de produto deve conter.
- Dados Básicos:
- Nome do Produto: informe o nome do produto ou serviço que está sendo cadastrado. Utilize uma descrição clara, objetiva e de fácil entendimento.
- Preço de Custo: informe o valor que foi pago na aquisição do produto. O preço de custo é primordial para a definição do preço de venda e tem impacto direto no lucro.
- Preço de Venda: informe o valor de venda do produto. O principal fator para estabelecer o preço de venda é o preço de custo, de onde vem a base para definição da margem de lucro almejada.
- Referências: caso o sistema de gestão permita, você poderá informar referências para o produto ou serviço. Esta referência pode ser o código EAN do produto, o código deste produto no fornecedor ou mesmo uma codificação padrão da empresa. Este dado é utilizado para facilitar a localização dos produtos no momento das vendas, pesquisa de produtos e entrada de notas de compra. O código deve ser único, ou seja, você não poderá utilizar a mesma referência em mais de um produto.
- Unidade: defina qual é a unidade utilizada para a venda do produto. Exemplo: unidade, pacote, quilo, metro, caixa.
- Categorização: Classifique seus produtos em departamentos, grupos, subgrupos, família, marca e qualquer outra categorização que seu sistema de gestão permita. Estes dados facilitam a pesquisa e localização de produtos, bem como a emissão de relatórios.
- Dados de Tributação:
- NCM: informe o NCM (Nomenclatura Comum da Mercosul) do produto. Este código contém 8 dígitos e pode ser encontrado na nota fiscal de compra da mercadoria. Esta informação é obrigatória para a emissão de uma NF-e. É com base no NCM que são calculados impostos conforme a Lei da Transparência Fiscal.
- CEST: O (Código Especificador da Substituição Tributária), foi criado para identificar as mercadorias em que incidem a Substituição Tributária (ST) e está diretamente relacionado ao NCM. Também é uma informação obrigatória para a emissão de uma NF-e quando o produto possui
- ICMS: é fundamental cadastrar os dados relacionados ao cálculo do imposto de ICMS. Os dados são: CST/CSOSN, alíquota, redução de base de cálculo e MVA (Margem de Valor Agregado). Estes dados são utilizados na emissão de uma NF-e.
- IPI: Para produtos industrializados, é necessário informar os dados de IPI: CST, alíquota, redução de base de cálculo e enquadramento de IPI. Isso é fundamental na emissão de uma NF-e.
- PIS/COFINS: Se sua empresa faz parte do regime normal, é necessário que seu cadastro de produtos contenha as informações para o cálculo de PIS/COFINS nas notas de compras e de vendas. Para isso, informe no cadastro de produtos: CST de entrada, CST de saída, alíquota de entrada e saídas, natureza da receita e código de crédito.
- Dados adicionais
- Produtos similares: Alguns sistemas de gestão possibilitam o cadastro de produtos similares, que são produtos que podem substituir o produto principal em caso de falta de estoque. Este recurso é muito útil em empresas que trabalham com peças de automóveis.
- Fotos: Outro recurso interessante é a opção de cadastrar fotos de produtos. Este recurso facilita a identificação do produto.
- Outras Informações: O seu sistema de gestão pode ter um campo onde você possa colocar a informação que desejar e que tem relevância para o cadastro do produto. Você poderia informar, por exemplo, a localização ou a aplicação de um produto.
Quais benefícios de um cadastro completo?
O cadastro de produto mais detalhado pode lhe proporcionar os seguintes benefícios:
- Agilidade no processo de vendas
- Facilidade na entrada de NF-e
- Agilidade na emissão de NF-e
- Facilidade em localizar produtos no sistema
- Permite a emissão de relatórios detalhados
- Evita pagamento de impostos desnecessários
- Proporciona maior monitoramento dos produtos
- Possibilita análise de vendas
- Permite a análise da necessidade de compra de novos itens.
O cadastro de produtos é de vital importância para o bom funcionamento da empresa.
Para que o cadastro de produtos não trave processos importantes, faz-se necessário um cadastro bem detalhado.
As informações armazenadas no produto serão utilizadas em todo o sistema de gestão como no processo de venda, entrada de notas, emissão de relatórios, elaboração de compras, análise de vendas, entre outros.
É importante que você gestor estabeleça processos para que os produtos sejam cadastrados corretamente, facilitando a utilização dos mesmos durante as atividades empresariais do dia-a-dia.
Caso exista dúvida em relação a utilização de algum campo do cadastro de produto, você deve entrar em contato com o suporte técnico do sistema que utiliza.
A legislação fiscal do país está em constante mudança e, como uma boa prática, para que não tenha problemas junto ao fisco, mantenha-se sempre atualizado quanto às legislações vigentes que circundam os produtos.
A sua contabilidade deve lhe orientar quanto aos dados de tributação dos seus produtos. Outra alternativa é pesquisar e verificar se existe um software tributário que possa lhe orientar quanto a tributação dos seus produtos.
