Apesar de parecer um trabalho simples, sem maiores dificuldades, emitir documentos fiscais exige do profissional muita atenção para evitar erros e deslizes.
Por vários motivos, uma empresa que emite documentos fiscais eletrônicos pode enfrentar problemas com a sequência numérica de DF-es.
Afinal, uma sequência de DF-e com erro precisa passar pelo processo de inutilização.
O que é Inutilização de Números Fiscais e para que serve (quando usar)?
A inutilização de DF-e é o processo usado pelas empresas para comunicar ao fisco sobre as notas que não serão usadas.
Sendo assim a inutilização de DF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ os números de DF-e que não serão utilizados, em razão de ter ocorrido uma quebra de sequência da numeração do documento fiscal eletrônico ou uma rejeição que não seja possível de ser corrigida.
É importante destacar que a inutilização de DF-e só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhum documento fiscal emitido.
A inutilização de DF-e tem a função de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades no processo de emissão das notas e deve ser realizada até o décimo dia do mês subsequente a emissão.
Quais documentos possibilitam a inutilização de números fiscais?
Os DF-es, ou seja, documentos fiscais que podem ser inutilizados são a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais).
Vale ressaltar que, após realizada a inutilização da numeração dos documentos fiscais, a mesma numeração não poderá mais ser utilizada.
Exceto sobre a inutilização de CT-e que, partir da desativação da rejeição “206” para o CT-e, Nota Técnica 2021.001, a Sefaz passa a permitir que uma numeração inutilizada seja reutilizada, pois, entende que a autorização de uso de um documento fiscal prevalece sobre uma inutilização previamente registrada.
A validação “206 – Número do CT-e não deve estar inutilizado” que impedia este processo, será desativada.
Quando não se aplica a inutilização de números fiscais?
Um equívoco comum envolve a inutilização de DF-es e o cancelamento. Em alguns casos, a regra de inutilização não se aplica.
O equívoco geralmente ocorre porque uma DF-e cancelada tem efeitos técnicos para o fisco e sua numeração não pode ser simplesmente desconsiderada. Tentaremos entender melhor esta e outras situações:
DF-e cancelado
Se o documento fiscal de determinada numeração for autorizado, mas não ocorrer circulação da mercadoria ou for verificado qualquer erro de emissão, o mesmo deverá ser cancelado.
Isso pode acontecer quando há um erro de digitalização de documentos, um erro de cálculo ou até mesmo um cessar-fogo de negociação.
Quando um documento fiscal precisa ser cancelado, a transmissão do pedido também é realizada a partir do sistema emissor, mas isso precisa ser feito em até o prazo especifico para cada tipo de DF-e. Portanto sua numeração foi utilizada.
DF-e rejeitado
Um documento fiscal é rejeitado quando o documento contém erros nas informações relacionadas ao cálculo, quando a empresa emissora não está cadastrada para a condição de emissor, ou se a assinatura digital é adulterada.
A tentativa de usar a numeração de um documento fiscal falsificado também pode resultar em sua rejeição.
A rejeição do DF-e pode ser corrigida enviando-o novamente à Secretaria da Fazenda com o mesmo número ou criando um novo documento. Isso é possível porque o documento não tem validade legal.
Neste caso a inutilização pode ser aplicada se não houver mais o envio do DF-e para a Sefaz.
NF-e Denegada.
Quando há alguma irregularidade ou pendência fiscal envolvendo o emissor ou o destinatário, a NF-e pode ser negada. Independentemente de quando ocorre a rejeição, o número da nota falsa fica registrado no banco de dados da Secretaria de Fazenda e não pode ser utilizado novamente.
O arquivo XML relacionado à NF-e deve ser arquivado por um período de cinco anos.
Estas condições também valem para as atualizações decorrentes de verificações em processo após o retorno de uma emissão em contingência offline da NFC-e.
É importante lembrar que se for necessário inutilizar a numeração de algum DF-e, é preciso deixar claro na justificativa o motivo da inutilização de numeração e qual o documento que o substituiu.
Agora fica mais simples reconhecer em quais casos você deve recorrer à inutilização de DF-e e como realizar o procedimento adequadamente.
Dessa forma, é possível evitar problemas que podem prejudicar o estabelecimento.
Para tornar o processo eficiente, é importante manter os documentos ficais sempre organizados, além de contar com o auxílio de um software e de um profissional qualificado.
